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In unserer Hochschulverwaltung arbeitet ein Mitarbeiter, an dem ich regelmäßig verzweifle. Er legt mir lauter Steine in den Weg, verweist auf tausend Regeln, die ich einhalten muss. Nie wird einfach mal etwas möglich gemacht – immer heißt es: „Das geht nicht.“ Totaler Bürokratiehorror! Wie kann ich ihn nur dazu bringen, mir mal entgegenzukommen? Es geht schließlich um meine Forschung! Liebe/r X, wenn es Standard-Vorgänge sind, an denen Sie regelmäßig scheitern, dann sollten Sie das direkt ansprechen. Jede Hochschulverwaltung ist in der Pflicht, ihre Rolle als Dienstleister auszufüllen. Wenn also alltägliche Abläufe nicht reibungslos funktionieren, dann dürfen Sie auch einfordern, gemeinsam auf Fehlersuche zu gehen.
Wenn Sie allerdings schreiben „Nie wird mal etwas möglich gemacht“ – dann steckt darin vielleicht auch die Einsicht, dass das, was Sie wollen, eigentlich nicht möglich ist? Machen Sie sich bewusst, dass die Verwaltung drei Interessenlagen gleichzeitig beachten muss: die des einzelnen Wissenschaftlers, die der Hochschule, und das Regelwerk drumherum. Und was man Ihnen erlaubt, muss man allen erlauben. Zusätzliche Asymmetrie erhält die Situation dadurch, dass Sie die „tausend Regeln“ ja zunächst nicht kennen – der Verwaltungsmitarbeiter schon. Das birgt natürlich böse Überraschungen für Sie. In dem Begriff „Steine in den Weg legen“ steckt jedoch der Vorwurf, dass die Steine ohne ihn gar nicht in Ihrem Weg lägen. Aber hat er Sie vielleicht nur auf die (zugegebenermaßen lästigen) Steine hingewiesen? Forschungseinrichtungen in Deutschland unterliegen tatsächlich einem sehr engen Korsett aus Vorschriften und Gesetzen – und kaum eine davon hat sich Ihre Verwaltung selbst ausgedacht. Können Sie trotzdem das Verhältnis zu Ihrem Kollegen etwas verbessern? Na sicher! | • | | Wertschätzung, Wertschätzung, Wertschätzung. Ein „Danke“ von Zeit zu Zeit wirkt Wunder. | | • | | Lernen Sie den Kollegen besser einzuordnen, d.h. seinen Hintergrund, seine Aufgaben und die Rolle seiner Abteilung in der Verwaltung. | | • | | Fragen Sie ihn bei Ihrem nächsten Projekt bereits in der Planungsphase, was Sie beachten müssen. Er muss erkennen können, dass Sie die Spielregeln tatsächlich einhalten möchten. | | • | | Akzeptieren Sie die Tatsache, dass er von Recht, Finanzen und Verwaltung schlichtweg mehr Ahnung hat als Sie. Signalisieren Sie ihm, dass Sie ihn brauchen, um Lösungen zu finden. | | • | | Seien Sie bereit, dazuzulernen. Wenn Ihnen Zusammenhänge nicht klar sind, fragen Sie eben nach. (Größtes Risiko: Womöglich können Sie manche Regelungen irgendwann sogar nachvollziehen…) | Ein Tipp zum Schluss: Die meisten Verwaltungsmitarbeiter nehmen sich gerne eine Stunde Zeit, wenn Sie ganz offen fragen: „Ich möchte das Thema XY besser verstehen. Können Sie mir dazu mal einen Überblick geben?“ Ein solches Gespräch lohnt sich immer.
Dr. Uli Rockenbauch ist Persönlicher Referent der Geschäftsführerin der Helmholtz-Gemeinschaft und berät die Scientific Community im ZEIT CHANCEN Brief als "Dr. acad. Sommer". | |
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